یک دفتر بزرگتر ممکن است یک سرپرست اداری داشته باشد که به کارمندان کلیه وظایف مربوطه را انتقال می دهند. هر اداره ای، صرف نظر از صنعتی که به آن می پردازد، به کارمندانی نیاز دارد که وظایف اداری مانند ثبت نامه ها، ارتباط با سایر مشاغل، گزارش ها، حقوق و دستمزد و سایر کارهایی که باعث می شود شرکت به آسانی اداره شود را انجام دهند.
تطبیق پذیری
دستیاران اداری باید مشتاق جزئیات باشند. به طور معمول، آن ها با یک برنامه پر از قرار ملاقات ها، و برنامه ریزی وظایف، در حال کار برای مدیر هستند. مدیر اداری ممکن است وقت نداشته باشد تا اسناد را در مکان های مناسب ثبت کند، یادداشت های دیکته شده را تایپ کند، به نامه های الکترونیکی پاسخ دهد یا برنامه و دفتر را اداره کند. یک دستیار اداری باید یاد بگیرد که این وظایف را بطور خاص با استانداردهای مدیرانجام دهد و بدین ترتیب بار کاری وی را کاهش دهد. دستیار اداری همچنین ممکن است کارهای دیگری انجام دهد، یا حتی امور شخصی رئیس را نیز اداره کند. در واقع وظایف او بیشتر از یک منشی یا دستیار است. یک معاون اداری باید برای انجام هر وظیفه ای که بار کاری مدیر را کاهش می دهد، آماده باشد.
مهارت های بین فردی
هر موقعیت اداری مستلزم قرار گرفتن در معرض افراد، اعم از همکاران، مشتری ها یا متخصصان خارج از سازمان است. مهارت های ارتباطی شدید مانند حفظ تماس چشمی، ادب و محبت باعث می شود که دستیار اداری در کار خود موفق شود. او همچنین ممکن است به یک یا چند رئیس که هر کدام اهداف جداگانه ای دارند، گزارش دهد.
به عنوان مثال، یک دستیار اداری در یک شرکت نشر ممکن است به ناشر و همچنین به صاحب حساب که مدیریت موجودی و حقوق و دستمزد را برعهده دارد، گزارش دهد. در حالی که ممکن است رئیس برای دستیابی پرونده به مشاغل دیگری به دستیار نیاز داشته باشد، یا صاحب حساب هم برای بررسی موجودی اداره و تهیه گزارش مجدد سفارش نیاز به دستیار داشته باشد. دستیار باید با استفاده از دانش خود در مورد اولویت های شرکت و مهلت های تعیین شده، تصمیماتی را در مورد چگونگی وظایف برای رقابت و ترتیب آن ها اتخاذ کند. این هم مهارت های بین فردی و هم مهارت حل مسئله را در بر می گیرد.
مدیریت زمان
در یک روز معمولی برای یک دستیار اداری، وظایف جمع شده و کارهای دیگری یکی پس از دیگری انجام می شود. مدیریت زمان مهمترین مهارت برای دستیاری اداری است. دفتر باید یکنواخت ومنظم عمل کند، بنابراین دستیار باید همواره بتواند به جلو نگاه کند و پیش بینی کند که در آینده چه کاری باید انجام شود. نگه داشتن یک تقویم سازمان یافته، یادداشت برداری و جلوگیری از حواس پرتی به یک معاون اداری کمک می کند تا از اشتباهات و تأخیرها جلوگیری کند.
به عنوان مثال، در مطب پزشکی، یک سیستم تشکیل پرونده تشکیل شده و یک تقویم به روز به معاون اداری کمک می کند تا از مداخله در روند صحیح قرار ملاقات ها جلوگیری کند. پزشک و کادر پزشکی وقت برای تنظیم برنامه یا سازماندهی مطب ندارند. بنابراین دستیار یا معاون اداری باید تسلط کامل بر زمان بندی ها داشته باشد.
مهارت های فنی
از آنجا که یک کارمند اداری باید مسئولیت هرگونه فرآیند کار را بدون نقص برعهده داشته باشد، پس او به مجموعه ای از مهارت های فنی و به روز نیاز دارد. این به معنای درک چگونگی تشکیل صفحات گسترده، نوشتن نامه الکترونیکی، مدیریت پایگاه داده و ایجاد گزارشات، ارائه ها و اسناد روشن است.
دفترچه راهنمای مشاغل BLS نشان می دهد که از دستیار یا معاون اداری می توان برای مذاکره با فروشندگان، خرید وسایل و جستجوی داده ها دعوت به همکاری کرد. این وظایف از آنچه انتظار می رود، بیشتر است و نیاز به یادگیری سریع سیستم های رایانه ای دارد. اگر می خواهید پیشنهادی را برای هر موقعیت اداری بپذیرید، مطمئن شوید که آمادگی و دانش فراتر از وظیفه محول شده را دارید.
