شماره‌گذاری، ثبت، ارسال، دریافت و رهگیری نامه‌ها و مکاتبات اداری کارهایی است که توسط واحد دبیرخانه سازمان ها انجام می‌شود. اما انجام این کارها به صورت دستی و کاغذی بسیار ناکارآمد است. به همین دلیل بسیاری از مدیران به دنبال انتخاب یک نرم‌افزار دبیرخانه مناسب برای خودکاسازی و دیجیتالی کردن فرآیندهای دبیرخانه خود هستند. در ادامه این مطلب بهترین نرم افزار دبیرخانه ایرانی را به شما معرفی می‌کنیم.
نرم افزار دبیرخانه چیست و باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
پیش از اینکه به معرفی بهترین نرم افزار دبیرخانه ایرانی بپردازیم، لازم است تا با تعریف دقیق آن و ویژگی‌هایی که از یک نرم افزار دبیرخانه خوب انتظار می‌رود، آشنا باشیم. نرم افزارهای دبیرخانه، ابزارهایی هستند که وظایف واحد دبیرخانه سازمان‌ها را دیجیتالی کرده و به خودکارسازی آنها کمک می‌کنند. بنابراین وظایفی مانند شماره‌گذاری، ثبت و پیگیری مکاتبات سازمانی که در گذشته به صورت دستی و توسط نیروی انسانی انجام می‌شد، در این نرم افزارها به صورت کامپیوتری انجام می‌شود. این نرم افزارها تمام نیازهای واحد دبیرخانه سازمان را پوشش می‌دهند و کاغذ را از فرآیندهای این واحد حذف می‌کنند.
اما برای انتخاب بهترین نرم افزار دبیرخانه، باید ویژگی‌هایی را که از یک نرم افزار دبیرخانه خوب انتظار می‌رود بدانید. برخی از اصلی‌ترین این ویژگی‌ها عبارتند از:
- تحت وب بودن: تا کاربران بتوانند از هر زمان و مکانی وظایف خود را انجام دهند.
- امکان تعریف نامحدود کاربر و تعیین سطح دسترسی
- امکان برقراری ارتباط با فکس و ایمیل: بتواند نامه‌ها و مکاتبات را از طریق فکس و ایمیل نیز دریافت و ارسال کند تا به این ترتیب تمامی مکاتبات سازمان یکپارچه شود.
- دارای کارتابل و گردش نامه در سازمان: فقط ثبت و شماره کردن نامه در دبیرخانه کافی نیست، نامه‌ی ثبت شده باید امکان گردش درون سازمان را داشته باشد.
- ساده و کاربرپسندی: ظاهر کاربری بسیار ساده و در عین حال حرفه‌ای، استفاده از نرم افزار دبیرخانه توسط کاربران را تسهیل می‌کند و به کارگیری و پیاده سازی دبیرخانه دیجیتال نیز تسهیل می‌شود.
- پردازش حجم بالای نامه: باید محدودیتی برای حجم نامه‌ها و مدیریت آنها نداشته باشد تا حتی بزرگترین سازمان‌ها هم بتوانند کارهای مربوط به واحد دبیرخانه خود را با استفاده از آن خودکارسازی کنند.
- امکان ثبت انواع نامه های وارده، صادره، داخلی به همراه پیوستهای آن
- پشتیبانی از پروتکل ECE
- داشتن قابلیت بایگانی و دسته‌بندی نامه‌ها
- سازگار با نسخه موبایل و تبلت
- قابلیت ارائه انواع گزارشات دبیرخانه ای
- امکان ثبت بسته های مکاتباتی
- امکان ثبت مکاتبات انبوه
با این حال، ویژگی‌های بهترین نرم افزار دبیرخانه به این موارد ختم نمی‌شود. در ادامه به معرفی نرم افزار دبیرخانه فراگستر به عنوان بهترین نرم‌افزار دبیرخانه ایرانی و ویژگی‌های مختلف آن می‌پردازیم.
بهترین نرم افزار دبیرخانه ایرانی کدام است؟
نرم افزار دبیرخانه تحت وب فراگستر نه تنها دارای تمامی ویژگی‌های ضروری برای یک نرم افزار دبیرخانه خوب است بلکه ویژگی‌ها و امکانات متعددی دارد که آن را به بهترین نرم افزار دبیرخانه تبدیل کرده است. این ویژگی‌ها را می‌توان از زاویه های مختلفی بررسی کرد. در ادامه به برخی از این زوایا اشاره می‌کنیم:
بهترین نرم افزار دبیرخانه از نظر امکانات ثبت و بایگانی اسناد
یکی از دلایلی که می‌توان نرم افزار دبیرخانه فراگستر را نرم افزار دبیرخانه برتر ایرانی دانست، امکانات متعدد آن برای ثبت و بایگانی اسناد است. نرم افزار دبیرخانه باید امکان ثبت و بایگانی نامه‌ها، فکس‌ها، ایمیل‌ها و ECE ها را داشته باشد. نرم افزار دبیرخانه فراگستر ضمن داشتن این قابلیت، دارای امکانات زیر برای ثبت و بایگانی اسناد است:
- پشتیبانی از ساختار هلدینگی (چند سازمانی)
- امکان ثبت ویرایش، حذف بسته های مکاتباتی و فیزیکی واصله به واحد دبیرخانه
- امکان مشاهده و مدیریت فهرست فکس‌ها، ایمیل‌ها و ECE های ثبت شده، ارسالی، دریافتی و حذف شده
- پشتیبانی از پروتکل ECE برای ارتباط الکترونیکی با سایر سازمان‌های دارای نرم‌افزار اتوماسیون اداری دیگر
- تعریف نامحدود دبیرخانه با فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری
- امکان معرفی دفتر اندیکاتور متعدد به‌ازای یک دبیرخانه
- امکان تعریف پرونده بایگانی متعدد شخصی و سازمانی بصورت درختواره‌ای
- امکان تعیین سطح دسترسی واحد و کاربران به بایگانی یا مشاهده نامه‌های بایگانی شده در پرونده‌ها
- امکان تعریف بایگانی سریع برای نامه‌ها
- اطلاع رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک هنگام ثبتِ برخی از انواع مکاتبات و ارجاع نامه ها به گیرندگان
- جستجوی شماره نامه ها با کاراکترهای متنوع و ترکیبی از حروف فارسی یا انگلیسی، اعداد و کاراکترهای خاص (مثال:۶۶۵۳-۰۰۵-۹۷/ع)
بهترین نرم افزار دبیرخانه از نظر امکانات برای دبیرخانه های بزرگ و پر ترافیک
نرم افزار دبیرخانه خوب باید امکانات ویژه‌ای برای تسهیل امور دبیرخانه در سازمان‌های بزرگ داشته باشد. نرم افزار دبیرخانه فراگستر دارای امکانات متعددی برای دبیرخانه‌های بزرگ و پرترافیک است که برخی از آنها عبارتند از:
- قابلیت ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه: یکی از قابلیت های عمده فراگستر برای تسریع ثبت مکاتبات، امکان ثبت چندین نامه، فرم، صورتجلسه یا بسته ارسالی از یک فرستنده با ایتم‌های اطلاعاتی مشابه به‌صورت سری و پشت سرهم می‌باشد.
- فهرست توزیع در نرم افزار دبیرخانه: فهرست توزیع به کاربران دبیرخانه امکان می‌دهد تا اطلاعات نامه ها و بسته های خروجی مانند تعیین نحوه ارسال نامه از طریق (پیک،پست و …)، مدیریت آدرس گیرندگان، ثبت اطلاعات ارسال پاکت‌ها، ثبت اطلاعات عودت پاکت‌ها و ... را به افرادی که توزیع نامه‌های خروجی سازمان را بر عهده دارند ارسال می‌کند.
- ثبت و پیگیری انواع بسته‌های مکاتباتی: فهرست بسته‌ها یکی از قابلیت‌های نرم افزار دبیرخانه فراگستر است که به کاربران امکان می‌دهد تا به سهولت انواع بسته‌های واصله را با آیتم‌های اطلاعاتی کاملا تخصصی همانند نامه‌ها، ثبت، ارجاع و پیگیری نمایند.
- شخصی سازی فرم های ورود اطلاعات: در دبیرخانه‌های پرترافیک، روزانه انواع مکاتبات متنوعی (از جمله نامه، صورتجلسه، بخشنامه، فرم و…) درحال ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی. در نرم افزار دبیرخانه فراگستر، این امکان فراهم شده تا کاربران با امکان تغییر در ترتیب آیتم‌های اطلاعاتی در فرم‌ها، امکان تغییر در سایز آیتم‌های اطلاعاتی، امکان نمایش یا عدم نمایش آیتم‌های اطلاعاتی و ... متناسب با نیازشان پروفایل‌های شخصی برای خود را تنظیم و به کرات از آن استفاده نمایند و سرعت عمل خود را افزایش دهند.
بهترین نرم افزار دبیرخانه از نظر قابلیت‌های سفارشی‌سازی
- مرتب‌سازی نمایش فهرست‌ها به دلخواه کاربر از جمله (فهرست نامه‌ها، بسته‌ها، فکس‌ها و…)، مطابق با نیاز کاربران یکی دیگر از قابلیت‌های مهمی هست که به کاربران سیستم دبیرخانه امکان می‌دهد تا اطلاعات و داده‌های موجود در فهرست‌ها را به ترتیبی تنظیم نمایند که اطلاعات را به صورت مورد نیاز خود مشاهده کنند.
- شخصی‌سازی فرم‌های ورود اطلاعات: شخصی سازی آیتم‌های فرم‌های ورود اطلاعات نیز می‌تواند کار را برای کاربران مطابق با سلیقه آنها تسهیل کند.
بهترین نرم افزار دبیرخانه از نظر اعتبار نرم‌افزار
نرم افزار دبیرخانه باید اعتبار بالایی نیز داشته باشد. اعتبار یک نرم افزار نیز به عوامل متعددی مانند اعتبار شرکت توسعه‌دهنده نرم‌افزار، میزان رضایت مشتریان، کیفیت خدمات پشتیانی، امنیت نرم افزار و ... بستگی دارد. نرم افزار دبیرخانه فراگستر یکی از زیرسیستم‌های اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است و عوامل متعددی باعث اعتبار بالای آن می‌شوند:
- داشتن گارانتی و خدمات پس از فروش قوی: حتی با کیفیت‌ترین محصولات نرم افزاری هم ممکن است دچار عیب شوند و یا نیازمند به‌روزرسانی، رفع باگ‌های احتمالی و موارد مشابه باشند. فراگستر خدمات متعددی را برای پشتیبانی از مشتریان را در ۳ نوع «از راه دور»، «استاندارد» و «طلایی» ارائه می‌دهد. این خدمات در یک بازه پس از فروش به صورت رایگان ارادئه می‌شوند و کارشناسان فراگستر از طریق تماس تلفنی، سرویس از راه دور (ریموت)، ثبت تیکیت پشتیبانی و دریافت راهنمای ایمیلی و حتی حضور در محل مشتری، کلیه ابهامات کاربران را پاسخ داده و مواردی مانند رفع عیب سیستم، راه‌اندازی مجدد، رفع باگ های احتمالی، به‌روزرسانی نرم افزار و رفع سایر مشکلات را انجام می‌دهند.
- امنیت بالا: نرم افزار دبیرخانه فراگستر یکی از زیرسیستم‌های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که از طرق مختلفی مانند ایجاد محدودیت برای دسترسی کاربران به نامه‌ها و اسناد، استفاده از پایگاه داده های ایمن و داشتن انواع گواهینامه های امنیتی (مانند گواهینامه های افتا و نما)، امنیت مورد نیاز سازمان ها را برای مدیریت مکاتبات و اسنادشان تامین می‌کند.
- اعتبار بالای توسعه دهنده نرم افزار: برای تضمین کیفیت یک نرم افزار دبیرخانه، شرکت توسعه دهنده آن باید ضمن داشتن اعتبار حقوقی، مجوزهای لازم برای فعالیت و استاندارهای لازم را نیز داشته باشد. همچنین لازم است که سازمان توسعه دهنده این نرم افزار، اعتبار معنوی و برند قوی داشته باشد.
- رضایت بالای مشتریان: یکی از مهم ترین دلایلی که نرم افزار دبیرخانه فراگستر را می‌توان بهترین نرم افزار دبیرخانه ایرانی دانست، میزان بالای رضایت مشتریان از آن است. بررسی اعتبار مشتریانی که این نرم افزار را انتخاب کرده‌اند، سهم این نرم افزار از بازار در مقایسه با رقبا، میزان سابقه فعالیت آن و نظرات مستقیم مشتریان نشاندهنده کیفیت و عملکرد قوی این نرم افزار است.
سخن پایانی
نرم افزار دبیرخانه فراگستر با خودکارسازی فرآیندهای دبیرخانه به سازمان شما امکان می‌دهد تا از نیروهای انسانی و منابع خود بهتر استفاده کنید و بهره‌وری و کارایی سازمان خود را افزایش دهید. این نرم افزار ، محدودیتی در تعداد مکاتبات دریافتی و ارسالی ندارد و این امکان را برای سازمان‌های بزرگ و یا کسب و کارهای در حال رشد فراهم می‌کند تا هزاران نامه را با سرعتی بسیار بالا پردازش، ثبت و پیگیری کنند. با این نرم افزارها دیگر نیازی به تهیه و نگهداری دفاتر اندیکاتور نخواهید داشت، به میزان زیادی از کاغذها حذف می‌شوند و میتوانید نیروهای انسانی متخصص و سرمایه سازمان را بر مسائل مهم‌تر، ارائه خدمات بهتر به مشتریان، نوآوری و افزایش سود سازمان متمرکز کنید.
نظر شما