غالب مردم گمان می کنند که اگر زمان بیشتری در اختیار داشته باشند به کارهای بیشتری می رسند.
در دوره های مدیریت زمان ما هم بسیاری از مدیران هم می گویند که از کمبود وقت رنج می برند و اگر زمان بیشتری داشتند به کارهای بیشتری می رسیدند.
اگر پای در دل خانم های خانه دار هم بنشینید همین را خواهید شنید که وقت کم است و به کارهای خانه نمی رسند.
به همین ترتیب، دانشجویان هم تصور می کنند که اگر شبانه روز به جای ۲۴ ساعت، ۳۶ یا ۴۸ ساعت بود، بیشتر درس می خواندند، بهتر یاد می گرفتند و نمرات بهتری کسب می کردند.
به هر حال به نظر می رسد اکثریت قریب به اتفاق ساکنان کره زمین یک درد مشترک دارند. این که: “شبانه روز ۲۴ ساعت است!” (البته این هم قرارداد ماست و ای کاش افرادی که قرن ها پیش آن را به ۲۴ ساعت تقسیم کرده بودند آن را به قطعات بیشتری تقسیم می کردند!).
از دیدگاه افرادی که همواره از کمبود وقت شکایت می کنند، اگر زمان بیشتری در اختیار بود دیگر مشکلی وجود نداشت.
مدیران، کسب و کارها را بدون نقص اداره می کردند، دانشجویان همگی همه دروس را تا به انتها یاد می گرفتند و خانم های خانه دار هم به همه امور خانه می رسیدند. به علاوه از آن جایی که وقت بیشتری برای تربیت فرزندان وجود داشت بچه های بهتری تربیت می کردیم و دولتمردان و متصدیان هم برای اداره امور مملکت مشکلی نداشتند و خلاصه همه جا گل و بلبل می شد!
ولی واقعیت چیز دیگری است.
واقعیت این است که:
در مقابل دولتمردانی که از کم بودن وقت برای اداره امور مملکت شکایت می کنند، دولتمردان دیگری وجود دارند که از عهده انجام آن به خوبی بر می آیند و بعلاوه به امور خانوادگی و شخصی خود هم می رسند.
در مقابل مدیرانی که از نبودن زمان کافی می نالند، مدیرانی وجود دارند که برای انجام کارهایشان به قدر کفایت وقت دارند.
در مقابل دانشجویانی که برای مطالعه وقت ندارند، همیشه دانشجویانی هستند که نه تنها کتاب های درسی را مطالعه می کنند، بلکه زمان خوبی را به مطالعات جانبی اختصاص می دهند و در کنار همه این موارد، از همان زمان دانشجویی به صورت نیمه وقت کار می کنند.
و در مقابل خانم های خانه داری که به کارهای منزلشان نمی رسند، کدبانوهایی هستند که در کنار کار منزل، به کارهای دیگر مورد علاقه شان هم می پردازند و صد البته که تربیت فرزندان را در اولویت قرار می دهند.
براستی چرا این چنین است؟
آیا چیز متفاوتی در ذات و شخصیت این افراد وجود دارد و دیگران از این نعمت ذاتی بی بهره اند؟ به عبارت دیگر آیا این افراد از موهبتی برخوردارند که در اختیار دیگران قرار داده نشده است؟
پاسخ این سوالات همگی منفی است.
این افراد از توانایی متفاوتی برخوردار نیستند. فقط اشتباهاتی را در ذهن خود اصلاح کرده و مهارت های مدیریت زمان را قدری در خود توسعه داده اند.
آن ها یک مفهوم ساده ولی بزرگ را به خوبی آموخته و به آن خو گرفته اند. این مفهوم ساده که در دوره مدیریت زمان از آن به قانون پارکینسون نام می بریم در زیر برایتان آمده است:
“کار همیشه خودش را در زمان موجود پهن (منبسط) می کند.”
معمولا برای توضیح این جمله در کارگاه های مدیریت زمان خودم از دو مثال زیر استفاده می کنم:
مثال اول:
به یاد دوران مدرسه بیفتید. معلم در انتهای برخی جلسات به ما می گفت که: “بچه ها هفته آینده در همین روز (مثلا دوشنبه) امتحان فیزیک دارید”. بچه ها می پذیرفتند و از بین استراتژی های زیر یکی را برای مطالعه انتخاب می کردند:
- گروهی کتاب را می بستند و تا پیش از یکشنبه هفته آینده سراغ آن نمی رفتند. یکشنبه شروع به خواندن می کردند و فردای آن روز امتحان می دادند.
- گروه دوم، کتاب- و یا فکر کتاب- را در طول هفته با خود همه جا می بردند ولی عملا همان روزِ یکشنبه آن را مطالعه می کردند.
- گروه سومی هم بودند که کتاب را به شش قسمت تقسیم کرده و هر روز، یک قسمت (یک ششم) کتاب را می خواندند و روز دوشنبه سر جلسه امتحان حاضر می شدند.
- (البته گروه چهارمی هم بودند که اصلا درس را نمی خواندند که در اینجا موضوع صحبت ما نیستند.)
ولی حالت دومی هم وجود داشت. گاهی اوقات معلم سر کلاس می آمد و می گفت: “بچه ها فردا امتحان فیزیک داریم. غر می زدیم و می گفتیم مگر می شود که کتاب فیزیک را یک شبه خواند؟” او هم در پاسخ می گفت: “همینه که هست. فردا امتحان فیزیک دارید.”
می رفتیم و کتاب را می خواندیم و فردا صبح هم امتحان می دادیم و همان نمره ای را می گرفتیم که اگر یک هفته برای آن فرصت داشتیم.
ولی چرا؟
این بار نیز جواب را در قانون پارکینسون خواهید یافت. واقعیت آنست که فعالیتِ خواندن کتاب فیزیک هشت، نه ساعت وقت می خواهد که در یک شبانه روز در اختیار شما هست. وقتی برای کاری که به هشت، نه ساعت وقت نیاز دارد، یک هفته زمان می دهید، کار بیشتری انجام نمی گیرد. تنها این فعالیت خود را در یک هفته پهن می کند.
مثال دوم:
وقتی در کارگاه های آموزشی مدیریت زمان از شرکت کنندگان سوال می کنم که چند نفر از شرکت کنندگان پایان نامه نوشته اند، معمولا تعداد زیادی از شرکت کنندگان دستشان را بالا می کنند.
به همین ترتیب زمانی که در ادامه از ایشان می پرسم برای نوشتن پایان نامه چه اندازه زمان داشته اند، معمولا پاسخ این است که: سه ماه/ شش ماه/ یک سال/ از ابتدای مقطع تحصیلی و . . .
ولی وقتی در انتها از ایشان سوال می کنم که چه وقت پایان نامه را نوشتید، پاسخ در عموم موارد این است: “یک ماه آخر!”
علت چیست؟
باز هم قانون پاکینسون علت رفتار را توضیح می دهد.
فعالیت نوشتن یک پایان نامه معمولا به چیزی در حدود ۲۰۰ ساعت موثر زمان نیاز دارد که شما آن را در یک ماه کاملا در اختیار دارید. وقتی برای یک کار یک ماهه، یک سال وقت داشته باشید، آن کار خود را در این زمان باز و پهن می کند.
و حالا همین موارد را به کار، مدرسه و خانه سرایت بدهید.
- اگر رسیدگی به یک موضوع حدود ۲۵ دقیقه وقت بخواهد و شما در سازمانتان برای آن یک جلسه ۲ ساعته ترتیب می دهید، یادتان باشد که در طول این دو ساعت کار بیشتری انجام نمی شود. تنها فعالیت ۲۵ دقیقه ای خود را در ۲ ساعت پهن می کند.
- اگر برای نوشتن تکالیف مدرسه یک ساعت وقت نیاز باشد و شما برای فرزندتان وقت بیشتری در نظر می گیرید، کار بیشتری انجام نمی شود و صرفا انجام همان تکالیف بیشتر به طول می انجامد.
- و اگر برای انجام . . .
به این ترتیب و با همین آگاهی کوچک- ولی بسیار پر اهمیت- متوجه می شوید، زمانی که همواره حسرتِ نداشتن آن را خورده اید، پیوسته در اختیارتان بوده است.
این همان وقتی است که اگر در اختیار داشتید:
- به فرزندتان بیشتر رسیدگی می کردید
- ورزش را شروع می کردید
- مهارت جدیدی یاد می گرفتید
- و احیانا کار جدیدی را شروع می کردید
اکنون آن را در اختیار دارید.
سوال این که:
وقتی با یک آگاهی ساده، میتوان چنین حجمی از دستاورد ایجاد نمود، آیا آشنایی بیشتر با این مهارت نرم در یک دوره مدیریت زمان متفاوت در مدرسه مدیریت اَلَست، نقطه آغاز یک تحول بزرگ در زندگی شما نخواهد بود؟
رضا مومن خانی
مدیر عامل مدرسه مدیریت اَلَست
نظر شما